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不能說NO!只能說YES!我該怎麼做?

我相信無論是你我,只要做過專案經理 都曾經遇到或接過很難完成或者說根本不可能完成的專案….
那我是怎麼在不能說NO!只能說YES!中做決策呢?

舉例而言:我在“夢想可以越想越大,專案可不要越來越大”的文章
曾提及與一家公司一同到客戶端做需求訪談,訪談完後,我就決定退出了,但A公司的專案經理可不能說想要退出就退出,他的老板也就是Sponsor 還沉醉在美好的夢想,以及無限的錢途中,一定會要求他一定要做!但沒有技術,沒有團隊,專案經理該怎麼進行呢?
方法為:

分階段,GO/NO GO 決議,這是什麼意思?怎麼分?
首先,讓我們先回顧一下專案的定義:

由於需要由一個團隊來運作,如果沒有技術團隊,沒關係,我們可以用專案採購的手法也就是外包的方式來取得資源!
因此,第一階段的專案應該為:獲得外包的技術團隊。由於是全新的技術,不一定找得到所需的人才,所以設定一個明確的開始及結束點
例如:3個月找到?不行,再增加更多時間!

總之,假設這個開發案如果光是找外包商就需要花費1年(作者也曾經有個技術需求,光是想找人開發也花費1年才找到!)
想要做嗎?專案光是啟動就需要花費很長很長的時間,那你的客戶還會有興趣嗎?你的老板Sponsor 還會
總之,最後,專案的結束點就落在GO/NO GO決議了!你的老板Sponsor 自然也會告訴專案經理,要不要再投入資源到這個未知的專案中。

如果技術團隊找到,下一個階段又回到需求訪談,同樣的,新的技術團隊還是會再告訴專案經理GO/NO GO…(就像我選擇了NO GO…)
同時,由於不熟悉技術FP(固定價款)當然是不可能的,只能採CP/CR(成本可償還)的價格來報價,如果價格太高,那客戶還會想要做嗎?(同樣還是GO/NO GO 決議)。

我們再做另一假設,由於技術不想外流,因此不打算外包,而選擇招幕技術團隊。
同樣,這也需要花費時間,還需要考量預算限制,同時,也就是第一階段的專案目標:獲得專案團隊

假設專案前期需要投入5位技術人才,每人80萬,第一年就需要4百萬的薪資成本
不僅如此,通常大型的專案,賣方除了收集需求外,有些更需要製作雛形(IT 產業稱為POC),直到確認可以客戶接受時並清楚工作範疇時才會簽定合約,這段收集需求的過程其實都在燒錢。

總結

如果專案的回收期一直無法確定,但沉沒成本卻顯而易見你的老板Sponsor 自然會告訴專案經理,要不要再投入資源到這個未知的專案中。
專案階段的成果GO/NO GO 決議便會產出了!
未來,當你再遇到很難執行的專案,知道怎麼開始了嗎?

如果還是不清楚,想一想Deming 所提的PDCA,逐步完善、持續精進或持續改善,計劃-執行-檢查-行動 (Plan-Do-Check-Action or Act; PDCA)
也想一想NLP基本假設中的:越小的工作越容易完成,這樣專案就不難進行了!

作者:游振昌
●專案管理顧問有限公司 執行長
●中華國際專案經理人協會 理事長 
●Project Club 發起人暨資深顧問


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