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沒有話語權?學會掌握職場寫作的訣竅吧

當談論不同的詩人時,我們通常會以他們各自的寫作風格形容他們,講到蘇東坡,我們會說他的詩風內容廣闊,風格多樣,多以豪放為主,講到李白,一定會說他詩風浪漫,包羅萬象,運用大量神話傳說,「李後主 李煜」亡國前的詞風多溫軟綺麗,卿卿我我,亡國後則感慨既深,詞益悲壯。

當我們在閱讀一段文字時,總能透過文字所顯露的風格,在心裡勾勒出一個作者大概的樣子,因為一個作者的個性、閱歷、經驗,都會或多或少對作品有影響,而我們今天要談的「職場寫作」也是這樣的,因為在職場中,你寫出來的文字是是什麼水平,就會讓視聽者認為,你,就是什麼水平。

什麼是職場寫作?

不論是方案、簡歷、商務郵件或是會議記綠都可以稱為是職場寫作,目前職場溝通裡,以文字佔比為多,因為文字比起影片更準確、高效,適合用來表達條理清晰的觀點,又相較於聲音更方便記錄與傳播,同時它還能體現你的工作經驗,對問題本質的洞察還有對受眾心理的把握

我們都先應該明白一點,職場寫作並不是作文大賽,其中重要的不是抒情也不是華麗更不是長篇大論侃侃而談,
而是「清晰」,該怎麼用最少的文字來把意思表達清楚,就是職場寫作的重點了,這邊推薦給大家兩個方式。

一、讓「編碼」更準確

什麼是編碼呢?把想法變成語言或文字的過程就稱為編碼
而當我們在進行文字編碼時,無非就是將腦海裡構思的,精準的投射到筆尖或是鍵盤上,準確、透徹是首要標準
再來要具體避免含糊不輕,也不能有模稜兩可的想像空間,當遇到很抽象尷尬的情況時,可以試著用「打比方」的方式告訴對方

二、讓「解碼」更高效

你把你的想法編成一段話,我把這段話轉化為我理解的意思,就是解碼,要怎麼讓對方能正確無誤的解碼你的意思呢?
不妨從對方的角度,來搭建內容的結構,隨著面對的受眾不同,或許是客戶,或許是主管,先將自己投射到對方的角度,就可以比較輕鬆的對應到他們的想法概念。

當你想讓對方更能解碼你的想法時

可以運用「金字塔原理」,簡易的金字塔原理由塔尖、塔身、塔底分別對應著觀點、為什麼、證明
首先拋出你的觀點或是結論,再來解釋為什麼會有這樣的論點,最後運用事實、數據或是其他的細節,來作證這些為什麼
這樣不僅可以直接清晰的訴說想法,也對這個想法做出了具體的例證,而在寫「為什麼」與「證明」時
可以多多使用「PPT文風」,記得多分段、小標題、清單圖表,幫助聽眾更輕鬆地抓住重點喔!


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