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如何以圖表方式掌握資源使用狀況

由於表現優異,丹尼爾已經晉升為資深專案經理了!
在這同時,他也需要帶領更多資淺的專案經理們一同完成更多的專案,只是他發覺並非每個專案經理都懂得正確的專案規劃方式,所幸有了全新的Microsoft Project,專案經理們可以用另一種Project所提供的功能:

[團隊規劃]來進行不一樣的專案規劃手法,規劃的方式就好比將任務與資源進行排列組合,使用者只需用滑鼠操作便可以將專案中的任務直接拖曳到想要分派的資源上,同時,我們也可以以視覺化的方式設定每個任務可以開始運作的時間,有了這項全新的功能,每個專案經理都可以很快上手,當然,對於負責管理所有專案經理的丹尼爾來說,每個人的效率提昇他的效率當然也跟著提昇,到底他們是怎麼做的?

1.開啟一份已經進行好資源分派的專案,接著由功能區中選擇[資源]中的[團隊規劃]
2.此時我們便可以清楚的掌握每個人手邊有哪些工作在進行,如果該任務已落後,Project 便會以黑色來提醒我們;而如果該資源已經被過渡分派,系統也會自動將該資源以及該任務以紅色來區分並提醒;如果任務為手動規劃同時只是預定但不確定,則會用綠色來表示

3.  在[團隊規劃]的畫面中,我們可以直接用滑鼠拖曳的方式將沒有分派的任務拖曳到想要分派的資源上

4.另外,當我們將滑鼠移動到每個任務時,Project 還會自動顯示該任務更多的資訊,例如:該任務是否落後、目前已經完成的工作百分比,任務的前置任務與後置任務為何等等資訊…

5.另外,我們也可以在功能區中選擇[團隊規劃工具],以便針對團隊規劃的圖表進行更多的格式化,相信一定可以更有效的幫助專案經理掌握每個資源的狀況!


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