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遵照4大原則,讓圖表自動開口說話

看許多學員做的財務報告不是一堆數字,不然就是一次呈現過多圖表,總讓人覺得一頭霧水!
忍不住好奇的問:這樣你的主管真的看得懂嗎?學員卻說:『數字中每一個資料都是重點,我們主管喜歡看這種的!』

我忍不住想,看到這樣的數字簡報,真的讓人頭昏眼花,自己任職主管多年,也看過不少學員們所提供的報表,真的不會想花時間慢慢看數字,或許,在他的觀點中會認為這些數字資料都是重點,但我更希望的是,請對方精準的告訴我他想表達的重點是什麼?

那些有升遷機會的人,都從這裡開始改變

看過這麼多職場上跌跌撞撞的職場人,我有一個深刻的體悟

在職場工作,想要有不一樣的績效表現,你需要懂得『對』的呈現方式,有辦法抓住主管的眼球,才有機會得到主管的賞識。
想更聚焦的呈現數據圖表?只要掌握以下這4大原則,就能讓圖表自動開口說話!

1.圖表合適、準確呈現

以下的例子為錯誤的圖表呈現:

圖表想表達的是:『農產品創新高!』,但下方的圖表中竟然把各種農產品放在一起比較?太詭異了!釋迦、鰻魚、稻米以及茶葉如何比較呢?
同時,折線圖一般都是從左到右越來越高,才會讓人視覺上感受創新高,這裡呈現的圖表則是從左到右越來越低!視覺上像是表現越來越差!

天啊!不對的呈現方式,真的會得出不同的結論!可以怎麼修正呢?

應該是每個產品獨立呈現,同時折線圖的X軸則需要改為時間軸,如此一來,才能說明各農產品創新高!
以下規則請筆記起來!!

呈現比重可用:圓形圖
呈現比較則用:長條圖
呈現趨勢則用:折線圖
呈現關係則用:散佈圖

除了基礎的圖表應用外,如果需要呈現完成百分比、或是專案進度,我同時也設計各種創意的圖表呈現,在課程中教學員讓圖表自動開口說話!
可不要永遠只會長條圖、折線圖或是圓餅圖了…

2.設計簡約、內容精簡

還有一個圖表常犯的錯誤:在同一個畫面中呈現太多資訊
以下圖為例:想比較各跑車的性能,當同一個畫面中呈現太多資訊,就會讓人不知所云,找不到到底哪個才是重點!

可以怎麼修正呢?
將內容減化成更精簡,同時分別呈現圖表資訊,如下圖所示:

(從圖表中我們可以掌握, PORSCHE CAYMAN 的性能較為平均)

3.重點突出、結論秒懂

除了將內容簡化,同時分開呈現外,也可以透過以下3種方式突顯重點(快點螢光筆拿起來):
● 改變位置
● 改變顏色
● 改變大小

(這三個重點可以細講很多,會再寫一篇教學給大家)

4.適當創新、吸引眼球

想讓圖表開口說話,適當的結合創意是最好的手法!不僅能能吸引大眾的眼球,更能張顯個人工作績效表現!
舉例而言:我們想呈現銷售的目標值為1500萬,目前已經完成了65%!你會如何呈現這份資訊?
多數人的圖表,如下圖所示:

有些人可能覺得這樣已經很不錯了!但透過創新的呈現方式,我會這麼做,將要達成的目標視為一個冠軍獎狀的圖案,然後以創意的方式呈現目前的完成率為:65% 成果如下圖所示:

這樣呈現的方式是不是更加吸引眼球更直覺呢?值得一提的是,網路上我看到有人的教學方式是用人工的自已慢慢畫出來…
創意不一定代表費工,我也用下圖去證明這個創意圖表是會自動根據數字改變而自動連動!
上過我課程的學員都知道!我是不會教要修修改改的創意的!切記!Work Smart!

另外,也可以將該創意表現在其他手法上,例如:下圖呈現貸款已完成多少?
圖片沒有呈現任何數字,但人們一眼便可以透過圖表清楚知道大約已經償還多少!

這就是厲害的圖表功力!當你換位思考,你會抓到台下想看的重點,明白不需要多琢磨在數字文字上,學會換位思考,再來你欠缺的只是要如何才能讓重點突出並且做得吸睛!我們再舉一個例子:

這是一個很簡單的表格,單純的呈現2017年與2018年的銷售量

如果用圖表來呈現,相信絕大部份的人,會用長條圖(下圖)簡單的呈現這2年的銷售數字。

創新的目的並非只為了吸引眼球,而是去想看完這個圖表的人他們的感受是什麼,更重要的是,圖表是否有讓我們更好進行之後的決策動作!
透過創意的呈現如下圖所示(Before&After)如果你是主管你會更喜歡看哪一份圖表呢?

結論

簡報是一個“減法原則”,圖表也是!『圖表數據的呈現是為了佐證,並告訴台下聽眾,為什麼我們要做這樣的決策』
請先想清楚要傳達什麼故事,再選擇正確的圖表呈現,如有必要,適當的創意,會讓台下聽眾眼球為之一亮,並增加吸睛的效果!
曾有人問:『只不過是秀一個圖罷了,為什麼需要花這麼多時間做?』
我覺得:『同樣的做事方式,只能得到相同的水準;如果你想要呈現比其他人更不一樣的價值時,你需要用不一樣表現!懂得差異化,懂得掌握這些技巧,才能在職場中出類拔萃!

作者:游振昌
●專案管理顧問有限公司 執行長
●中華國際專案經理人協會 理事長 
●Project Club 發起人暨資深顧問


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