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Trello應用實例(二)

各位讀者,是否依然記得上一回,我們跟各位介紹如何利用Trello,巧妙地與日常生活中的旅遊規劃作結合?在這一次的文章中,我們一樣打算不談公事,就讓我們跳脫辦公室會遭遇到的專案範例,來看看還有哪些有趣又有用範例吧!

不知道各位讀者,在求學階段,曾否參與社團辦過活動的經驗,還記得那段青春年少的熱情活力嗎?以前學生時期,無論籌畫活動或是分組討論報告等,總是最喜歡開會討論。時不時就要聚集大夥兒齊聚一堂,還得喬定時間、地點等問題,但卻並非總是有這麼多事項必須討論,最終開會總不免俗流為例行性事項或是徒有形式而已對吧?不知道你們是否也有這樣的經驗?

隨著現在專案管理工具或看板軟體等各工具日益盛行,我們是否亦可多鼓勵學生朋友們,嘗試在日常生活的事項中,學會熟悉習慣以科技工具輔助作業,達到事半功倍的效果,相信這對學生朋友而言,也會是一項很重要的學習與成長!

若我們以Trello為例,今天我們可以嘗試將每次的會議議程,先在看板工具上列成一張Card,其中再將待討論事項以Checklist的方式逐一列於其上,讓大家在會議前先針對討論事項有個初步概念,且可將Card以Link分享的方式透過Email直接寄送給相關與會人員。

會議過程中我們還可以直接將原本Checklist中所列的議題事項,直接轉成一張張的Card,指派給負責人等,並設定截止期限。如此會議開完,所有工作也可立即指派且掌握進度,相關資料諸如簽到表、會議紀錄等相關文件,甚至相關的郵件通訊內容,也能夠一併上傳於此留存,同時間整理歸納完畢,清清楚楚地可供查詢,如簡便快速的處理方式,甚或還可以留下更多時間讓我們在會後一起吃個下午茶或宵夜,這樣的模式是否想試試看呢?下回有機會的話就可以應用一番了!

從前面這幾次範例綜觀看來,相信聰明的讀者應該可以從中發現,看板管理工具適合多人團隊協同的工作,在協調溝通、資訊交流統整方面,的確可以使上許多力,也鼓勵各位可以在生活周遭找出可以利用看板管理工具協助處理並且適合自己的範例,讓我們共同尋找如何提升更高效率生活的方法吧!

作者:詹仁傑 Jeff


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