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學會使用數據分析,用對方法找出關鍵問題!

大部分的公司或部門會有每週的例行會議,由業務負責人彙報各地的銷售業績。
面對老闆的提問,但在會議上總有人無法立即提出具體的解決辦法。

老闆很不高興的問:A,為什麼產品的銷售明顯下滑?
A:可能是…因為大環境的不景氣與疫情的關係,又或者年輕人對這產品不了解以致於產品銷售量下滑。
老闆:那你決定怎麼做呢?
A:可以增加廣告投放量、發放更多的EDM以及增加客戶拜訪次數!
老闆皺眉:你說的這些我都知道!難道沒有其他的解決辦法嗎?我要你兩個禮拜內找出新的解決方案!

隔了一週,A再次向上提報

A:報告老闆,我發現B區銷售不佳,因此我們下一步應該要加強B區的銷售量!
這時候老闆質疑的問:你有查過去幾個月的整個銷售趨勢嗎?為什麼這麼簡單就認為是B區銷售不好?
面對老闆提問的A又再次答不出來,並向老闆保證:沒問題!我兩天之後再跟您報告!

兩天過後,A似乎有做些準備向老闆報告:

這是我們這幾個月來的銷售數字,老闆你可以注意看地區B的確不是很好,另外我們也注意到地區E的銷售也不是很好!

老闆看著報表再次提問:所以跟你上次所說的加強地區B似乎不一樣,E區也需要加強?
針對各區有這麼多的銷售點,那你又如何知道是哪一個銷售點的問題最嚴重?

A又再次卡關了…所以他再次查看這四個地方一共分別有幾個銷售點,經過抽絲剝繭的分析下最終得到了一個答案,針對各區的平均銷售B區並沒有想像中的差,相對地E區才是需要做加強的。

數據分析要解決的是找出問題的關鍵

透過以上故事我們可以知道,隨著資訊量越加完整,得到的『最後結果』與『最初認為』是完全不一樣的,因此我們在進行數據分析的時,我們不能夠看到黑影就開槍,需要不斷地抽絲剝繭找出問題的關鍵,這個就叫「下鑽」(Drill-down)

下鑽分析Drill-down Analysis

就像挖井一樣,不是隨便找個地方打下去就會出水。

就拿某商場的銷售額下降來說,首先會想到去找銷量減少最多的商品,比如我們發現咖啡減少最多,為什麼咖啡減少呢?
因為氣溫變高,人們更偏愛冷飲了。取而代之的是冷飲的增加,恰好彌補了咖啡的減少。
所以這時需要變化我們的思路,去找尋以往銷量很好但當下卻銷量變少的產品,因此我們可以分成多層次下鑽,從一開始只關注大分類的變化,如服裝、飲食等等,再從變化較大的分類繼續下鑽,一層層抽絲撥繭,直到找到最根源的原因。

進行下鑽分析的報表 請掌握關鍵的3大指標! 

進行數據分析除了掌握下鑽這項原則之外,也請注意產品間的比對指數,沒有進行比較的資料是看不到優缺點的
針對比較方法為以下3種:

年營收成長(衰退)率(YOY)

為同月份不同年的同期比較,指今年營收金額與去年營收金額相比的營收成長(衰退)百分比率。
如果數值為正便是成長,反之數值如果為負則是衰退。

同期比較方法亦有季營收成長(衰退)率(QOQ),為今年該季營收金額與上季的營收金額成長(衰退)百分比率;月營收成長(衰退)率(MOM),為該月營收金額與上個月營收金額成長(衰退)百分比率,我們可針對資料需求進行比對。

中位數:

將一組數值資料由小到大排列的中間數值即為中位數
奇數個數的資料,取最中間的數值為中位數;偶數個數的資料,取最中間兩個數值的算術平均數為中位數。

平均值:

將一組數值資料加總除以這些數值的個數,用一個數值表現整體大小。可用平均值+中位數相互參考,為判斷數據好壞(評價)時的一個指標。

「波動大」或是「風險大」不一定是壞事,可能也是機會

綜合以上當我們要負責一項專案時,我們要針對問題不斷地下鑽分析,並進行資料的比較,方法不是只有單看表面上的數字進行比較,可以透過YOY進行同期比較,以及平均值+中位數的數值進行判斷,利用圖表計算平均值時,波動顯示上漲或下跌,我們必須去了解什麼是不可控因素,什麼是可控因素,如波動顯示下跌時,去思考是否是市場發生變化。

我們可以去探究發生什麼變化(不可控),我們應該去做什麼應對措施或是為了避免之後類似事情發生,我們可以加強哪些措施(可控)。反之,如果波動顯示上漲,可以去思考是否在那段時間裡發生什麼事情導致業績成長? (不可控)或是當時我們做了什麼事,導致利潤增加? (可控),那又該如何複製這些成功的經驗?(可控),因此「波動大」或是「風險大」不一定是壞事,也是機會。

如果你也想具備數據分析的能力,絕對不能錯過這堂直播課程-複雜變簡單的數據思維!也可以避掉一些數據分析的地雷和迷失!

作者:游振昌
●專案管理顧問有限公司 執行長
●中華國際專案經理人協會 理事長 
●Project Club 發起人暨資深顧問


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